5 sposobów efektywnego zarządzania czasem

 

Obecnie bardzo rzadko można spotkać osoby, które twierdzą, że mają za dużo czasu na wykonywanie swoich zadań. Wyzwania z jakimi muszą się zmierzać, często wymagają od nich dużego zasobu energii i zaangażowania. Wraz z narastającym tempem życia i piętrzeniem się różnych obowiązków rośnie więc zainteresowanie tematem planowania i efektywnego zarządzania czasem. Czas jest rodzajem zasobu, który posiadamy w danym momencie. Każdej doby otrzymujemy do dyspozycji taką samą jego ilość, czyli dokładnie 24 godziny. Nie możemy pozbyć się czasu, kupić go, rozmnożyć, podarować ani magazynować. Oznacza to, że nie mamy też możliwości, aby nim zarządzać, ponieważ on istnieje niezależnie od naszej wizji. Możemy jednak nauczyć się kontrolować czynności, które wykonujemy kiedy czas upływa. Poprzez świadome planowanie i budowanie dobrych nawyków zarządzamy sobą w czasie i właśnie na tym się skupiamy, kiedy rozmawiamy o efektywnym zarządzaniu czasem. Wprowadzając w życie kilka reguł ułatwiających pracę możemy w skuteczny sposób podnieść efektywność zarządzania sobą w czasie. Poniżej przedstawiamy pięć sprawdzonych sposobów.

Zasada GTD

GTD to skrót od angielskich słów Getting Things Done, które w tłumaczeniu na język polski oznaczają skuteczną realizację zadań. GTD jest zasadą polegająca na zarządzaniu różnymi zadaniami i projektami, dzięki zbieraniu ich, zapisywaniu i umieszczaniu na tzw. listach rzeczy do zrobienia (to-do list). Autorem metody jest David Allen a najważniejsze jej założenie skupia się na osiągnięciu wysokiej skuteczności przy równoczesnym uwolnieniu siebie od obowiązku pamiętania o wszystkim – cytując za autorem, chodzi dokładnie o:

  1. uchwycenie wszystkich zadań, które muszą być zrealizowane – natychmiast, później, kiedyś, całościowo, w niewielkim stopniu, czy w jakiejkolwiek inny sposób – w ramy logicznego i niezawodnego systemu niezaprzątającego Twojej głowy i odciążającego myśli,
  2. zdyscyplinowanie Cię w taki sposób, abyś podejmował wstępne decyzje dotyczące każdego zadania jakiego zamierzasz się podjąć, po to, abyś zawsze miał zaplanowane „następne działanie” które w każdej chwili możesz podjąć lub przeprojektować.

(David Allen, fragment książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności) .

Zasada GTD składa się z 5 kroków:

  1. Gromadzenie
  2. Analizowanie
  3. Porządkowanie.
  4. Przeglądanie.
  5. Realizacja

Postępując według zasady GTD należy pamiętać o każdym z wymienionych punktów.

Zasada SMART(ER)

SMART(ER) jest akronimem angielskich słów, zaś sama zasada jest szczególnie pomocna przy wyznaczaniu celów. Według tej zasady prawidłowo sformułowany cel powinien być:

S (specific) – konkretny,

M (measurable) – mierzalny,

A (achievable) – osiągalny – alternatywnie: A (ambitious) – ambitny,

R (realistic) – realny – alternatywnie: R (relevant) – istotny,

T (time and cost oriented) – określony w czasie i kosztach – alternatywnie: T (tangible) – namacalny.

Wersja rozszerzona:

E (exciting) – ekscytujący,

R (recorded) – zapisany.

Zasada SMARTER pomaga we właściwym określaniu celów, co zwiększa szansę na ich wykonanie. Wiąże się to z tym, że formułowanie celów w ten sposób wymaga starannego przeanalizowania tematu.

Technika Pomodoro

Twórcą techniki Pomodoro jest włoski myśliciel Francesco Cirillo a jej nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda ta ma charakter interwałowy. Do jej zastosowania potrzebna jest lista zadań i czasomierz kuchenny (lub inne urządzenie odmierzające czas, które wydaje z siebie dźwięk po upływie 25 minut). W uproszczeniu praca według tej zasady skupia się na 6 etapach:

  1. Wybór zadania z listy zadań posortowanych według ich ważności.
  2. Ustawienie czasomierza na jedno Pomodoro (25 minut).
  3. Intensywna praca nad zadaniem przez całe Pomodoro.
  4. Oznaczenie zadania jako wykonane (jeśli zostało ukończone).
  5. Przerwa trwająca 5 minut.
  6. Po czwartym Pomodoro zrobienie dłuższej przerwy (ok. 10-30 minut).

Ponadto ważne jest przestrzeganie zasad:

  • Pomodoro jest niepodzielne – jeżeli praca została rozpoczęta, to przerwę można zrobić dopiero po 25 minutach.
  • Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5 Pomodoro, warto podzielić je na mniejsze części.
  • Jeżeli w trakcie trzeciego etapu zadanie zostało wykonane, należy to zaznaczyć na liście, a jeżeli nie – należy powrócić do jego wykonywania po przerwie.
  • Jeżeli wykonanie zadania zajęło mniej czasu niż jedno Pomodoro, należy zacząć kolejne tak, aby pracować przez całe Pomodoro.

Zasada Pareta

Zasada Pareta jest jednym z najbardziej przydatnych narządzi służących ustalaniu priorytetów. Nazwa zasady pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty i socjologa, Vilfreda Pareta, któremu przypisuje się jej autorstwo. Ekonomista odkrył, że 80% bogactwa krajów należy do 20% populacji i dokładnie taką zależność znalazł pomiędzy stopniem wykorzystania czasu a osiąganymi wynikami. Zauważył on też, że niemal każda działalność podlega zasadzie 80/20 lub 20/80. Oznacza to, że 20% wykorzystanego na dane działanie czasu odpowiada 80% osiągniętych rezultatów lub z drugiej strony: 80% wykorzystanego czasu odpowiada 20% efektywności. Ta konkluzja znajduje odzwierciedlenie w różnych danych statystycznych. Co prawda podział procentowy w tej regule jest przyjęty umownie i mogą pojawiać się inne proporcje, ale najważniejsze są dwa wnioski:

  1. Mniejsza część nakładów może przyczynić się do większej części rezultatów.
  2. Osiągnięcie 100% rezultatu jest mało realne przy 100% nakładzie.

Głównym celem stosowania zasady Pareta jest osiąganie jak największego efektu przy minimalnym nakładzie zasobów (czasu).

Macierz Eisenhowera

Nazwa macierzy Eisenhowera pochodzi od nazwiska prezydenta USA, Dwighta Eisenhowera, który jest jej twórcą. Prezydent powiedział kiedyś: what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important, co można przetłumaczyć jako: to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. Macierz jego autorstwa składa się z czterech kwadratów odpowiadające czterem kategoriom zadań.

  1. Ważne i pilne to wszystkie zadania, które musimy wykonać najpilniej, m.in. nagłe przypadki, sprawy przeterminowane, naglące lub wynikające z zaniedbania.
  2. Ważne i niepilne to zadania, które są ważne, ale ich wykonanie można rozłożyć w czasie lub należy wykonywać regularnie, m.in. planowanie, szukanie rozwiązań, ćwiczenia, nauka, budowanie relacji, rozwój osobisty.
  3. Nieważne i pilne to zadania, których termin wykonania się zbliża, jednak brak ich realizacji nie spowoduje przykrych konsekwencji, m.in. sprawy pilne, ale błahe, pojedyncze spotkania, telefony albo zadania, które można przekazać do wykonania innym.
  4. Nieważne i niepilne to zadania nieistotne, tzw. złodzieje czasu, należy je wyeliminować.

Dzięki macierzy jesteśmy w stanie samodzielnie wybierać zadania, które z punktu widzenia pewnych spraw są ważne i pilne. Po przypisaniu zadań do odpowiednich kategorii, nasze kolejne czynności powinny wpływać na powiększanie się części nr 2 i zmniejszanie się części nr 3 i 4. Jednocześnie trzeba pamiętać, że elementy z części 3 i 4 nie powinny trafiać do części nr 1.

System ALPEN i podsumowanie

System ALPEN można potraktować jako rodzaj spoidła, ponieważ łączy w całość wszystkie omówione sposoby zarządzania czasem. Jest to popularna i chętnie wykorzystywana metoda – głównie ze względu na dużą prostotę, skuteczność i kompleksowość. System ALPEN oczekuje od wykonawcy zadań przede wszystkim konsekwencji, systematyczności i postępowania według jasno sformułowanych poleceń. ALPEN jest akronimem niemieckich słów i oznacza odpowiednio:

A (Aufgaben) – przygotuj listy zadań (wykorzystanie zasady SMARTER i GTD),

L (Länge schätzen) – oszacuj czas, ustal terminy (wykorzystanie techniki Pomodoro),

P (Pufferzeiten einplanen)  – zaplanuj bufory czasowe (wykorzystanie zasady Pareta),

E (Entscheidungen treffen) – podejmuj decyzje, ustal priorytety (wykorzystanie macierzy Eisenhowera),

N (Nachkontrolle) –  kontynuuj, kontroluj przebieg prac.

Umiejętność efektywnego zarządzania czasem i terminowego realizowania zaplanowanych działań jest istotna na każdym etapie i w każdej dziedzinie życia. Jak się okazuje, można tę umiejętność w łatwy sposób wypracować. Powyżej skupiliśmy się tylko na wybranych sposobach zarządzania czasem, ale podejść do tematu jest więcej. Większość z nich ma jednak punkty wspólne, które zwykle polegają na konsekwencji i optymalnym wykorzystania czasu w dążeniu do realizacji starannie zaplanowanych celów. Warto wzorując się na różnych podejściach wypracować sobie indywidualny styl zarządzania czasem – taki, który będzie dopasowany do nas, przyniesie najwięcej korzyści.

 

Scroll to top