5 zasad skutecznych negocjacji

Skuteczne negocjacje są ważnym elementem wielu relacji biznesowych. Dotyczy to zarówno rozmów z partnerami zewnętrznymi, jak i z pracownikami wewnątrz organizacji oraz z klientami. Efektem takiej komunikacji powinno być wypracowanie rozwiązania zadowalającego każdego uczestnika rozmowy. Bez względu na to czy czynnikiem rozpoczynającym dyskusję był konflikt czy może chęć wypracowania wspólnego stanowiska w danej sprawie, zasady prowadzenia dialogu są podobne. Jak uzyskać zamierzone rezultaty, utrzymując jednocześnie pozytywne relacje z partnerami? Wystarczy przyswoić sobie kilka kluczowych zasad negocjacji.

Pozytywne nastawienie i pewność siebie

              Podstawową zasadą o jaką należy zadbać przed rozpoczęciem rozmowy jest właściwa postawa. Pozytywne nastawienie nie tylko do tematu negocjacji, produktu lub usługi, którą oferujemy, ale przede wszystkim do partnera rozmów w istotnym stopniu zwiększa szanse na sukces. Wprawny negocjator potrafi okazać entuzjazm płynący z faktu spotkania, stosuje język korzyści opisując swoją wizję i omawia wszystkie zalety, które płyną z wyboru prezentowanego przez niego rozwiązania. Oprócz pokazania wiary we własne słowa jest również bardzo taktowny. Niewygodne informacje potrafi przyjąć ze spokojem. Nie okazuje negatywnych emocji, bo wie, że mogłyby one szybko przenieść go na przegraną pozycję. Zamiast tego szanuje zdanie swojego rozmówcy, jednak umiejętnie odpiera jego argumenty. Posiada zdolność rzeczowego argumentowania i wiedzę merytoryczną. Dzięki temu przedstawiając obiektywne dane, takie jak fakty, liczby, statystyki, jest w stanie zrobić dobre wrażenie na rozmówcy, skłonić go do refleksji a w dalszej kolejności także do zmiany stanowiska. Z takim podejściem nierozerwalnie wiąże się pewność siebie. Dobry negocjator sprawia wrażenie osoby odważnej, jasno formułuje swoje cele i śmiało broni swojego stanowiska (niezależnie od nacisków zewnętrznych). Większą pewność siebie zyskujemy odpowiednio przygotowując się do negocjacji.

Dobre przygotowanie

              Żadna rozmowa ze stałym czy potencjalnym partnerem nie jest spotkaniem towarzyskim, dlatego nie powinna być prowadzona bez przygotowania. Improwizacja w sytuacjach negocjacyjnych jest szczególnie niewskazana, ponieważ uwydatnia brak kompetencji bądź szacunku do strony przeciwnej. Co więcej dobre przygotowanie do negocjacji powinno trwać znacznie dłużej niż sama rozmowa. Wynika to głównie z konieczności przeprowadzenia dokładnej analizy drugiej strony. Warto poznać bieżącą sytuację podmiotu (organizacji lub klienta), z którym planujemy rozmawiać,  zbadać pozycje partnerów i skupić się na osobach negocjatorów. Dzięki temu w łatwy sposób będziemy w stanie zyskać przewagę w negocjacjach. Należy mieć też na uwadze to, że w wielu przypadkach rozmówca może nie interesować się kontraktem, produktem ani usługą o której mówimy, a jedynie spełnieniem swoich oczekiwań. Zatem nasz sukces negocjacyjny w znacznej mierze uzależniony jest od siły argumentów. Jeśli uda nam się wczuć w sytuację naszego rozmówcy i poznać jego prawdziwe potrzeby, będziemy w stanie trafniej dobrać argumenty skupiając się przede wszystkim na tych korzyściach, które dla niego są najważniejsze. Odpowiednie przygotowanie do negocjacji ułatwia działanie w duchu asertywności. Zachowanie asertywne oznacza, że potrafimy zadbać o swoje cele i w konstruktywny sposób przyjąć krytykę ze strony innych. W przygotowaniu do negocjacji pomaga określenie własnej BATNY.

BATNA

BATNA (z ang. Best alternative to a negotiated agreement) dosłownie oznacza najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia. Innymi słowy jest to alternatywa, rozumiana jako najlepsza metoda działania, która spełniłaby nasze oczekiwania gdybyśmy zrezygnowali z bieżących negocjacji. Przed rozpoczęciem procesu warto więc uświadomić sobie jakie mamy inne możliwości, które są w stanie zaspokoić nasze interesy. Decydując się na negocjacje powinniśmy wiedzieć jaki jest ich cel i co finalnie zamierzamy osiągnąć. Dopiero gdy mamy sprecyzowane cel wiemy na jakie dokładnie ustępstwa jesteśmy skłonni się zgodzić, aby nasze założenia negocjacyjne zostały zrealizowane. BATNA określa właśnie takie minimum na jakie możemy przystać podczas prowadzonych rozmów, aby mimo wszystko być usatysfakcjonowanymi z negocjacji. Umiejętnie przygotowana BATNA dostarcza alternatywnych rozwiązań co zwiększa nasze możliwości negocjacyjne. Mając i znając swoje alternatywne możliwości czujemy się pewniej i śmielej mówimy o swoich propozycjach co dodatkowo zwiększa szanse na powodzenie i przybliża nas do celu.

Słuchanie, empatia i dyplomacja

              W negocjacjach dobrze się sprawdza umiejętność uważnego słuchania. Wiąże się ona ze zdolnością parafrazowania wypowiedzi rozmówcy, analizowania jej fragmentów i logicznego formułowania wniosków. Negocjacje są rozmową co najmniej dwóch stron, które razem próbują wypracować rozwiązanie, dlatego należy dać naszemu rozmówcy przestrzeń i możliwość swobodnej wypowiedzi. Aby uczynić swoje motywy jak najbardziej zrozumiałymi, warto wysłuchać i przeanalizować opinie rozmówcy do samego końca. Aktywnie słuchający negocjator nawiązuje do przekazu rozmówcy okazując w ten sposób empatię i zainteresowanie. Poczucie bycia wysłuchanym i zrozumianym zwiększa zaufanie partnera do nas, dlatego czasem warto jest spróbować wczuć się w jego emocje i intencje. One co prawda mogą być niezgodne z naszymi, jednak dobry negocjator powinien w takiej sytuacji umieć wykazać się dyplomacją. Nawet jeżeli zauważymy niekompetencję lub niedoinformowanie rozmówcy, nie powinniśmy tego wytykać ani nadmiernie krytykować. Lepiej pozostać uprzejmym i pozytywnie nastawionym, bo to nie psuje relacji i dobrze świadczy o naszej kulturze osobistej.

Elastyczność i zdolność do kompromisu

              Koncepcja negocjacji oparta jest na dążeniu do kompromisu po to, aby każda strona była zadowolona i zrealizowała swoje cele. Warto więc pomyśleć perspektywicznie i nie trzymać się na siłę wszystkich swoich założeń. Należy pamiętać, że pozycja zarówno nasza, jak i rozmówcy może się zmieniać w trakcie prowadzenia negocjacji. Można się zastanowić w jaki sposób byśmy dyskutowali, gdybyśmy byli na miejscu drugiej strony. Łatwiej nam będzie wówczas przewidzieć kolejny krok rozmówcy i odpowiednio na niego zareagować. Ponadto w momencie zderzenia się ze sobą odmiennych postulatów dobrze jest szerzej spojrzeć na sytuację. Rozsądny partner czuwa nad tym, dba o swoje interesy, ale jest też otwarty na nowe propozycje i w niektórych kwestiach potrafi ustąpić (w stopniu na jaki pozwala mu jego BATNA). Pozwolenie sobie na pewne ustępstwa w obecnej dyskusji może w przyszłości zaowocować długofalowymi dobrymi relacjami. Dzięki temu jest duża szansa, że warunki kolejnych porozumień przyniosą nam więcej korzyści.

Przestrzeganie powyższych zasad sprawia, że zakończenie negocjacji zgodnie z oczekiwaniami i zachowanie dobrych relacji przychodzi z większą łatwością. Dlatego warto wyrobić sobie nawyk ich stosowania.

Scroll to top